Как безбумажный офис решает дилемму управления файлами?

Давайте сначала поговорим о том, как традиционная головная боль: файловый шкаф заполнен, и для поиска контракта требуется много времени; Важные документы легко теряются или повреждены; Департаменты проходят документы, такие как игра «пройти посылку». Эти проблемы могут быть эффективно решеныБезбумажная офисная система.

1. Электронная подача заменяет накопление бумаги

Наиболее прямым преимуществом безбумажного офиса является создание файлов «онлайн». Все документы сканируются в электронных версиях и хранятся в системе, поддерживая несколько форматов, таких как PDF и Word. Например, система управления контрактами нашей компании теперь должна только ввести номер контракта, чтобы получить полный файл в течение 3 секунд, и нет необходимости проходить через шкафы.

2. Умный поиск и быстрое позиционирование

Самым большим преимуществом электронных файлов является то, что их можно найти. Встроенная полнотекстовая функция поиска системы может искать по ключевым словам, датам, авторам и другим измерениям. На прошлой неделе финансовый отдел искал форму возмещения три года назад. Раньше это занимало много времени, чтобы переключаться через файлы, но теперь он выходит после входа в «Расходы на поездки в 2022 году».

3. Контроль версий, чтобы избежать путаницы

Самая страха в бумажных документах - это то, что они постоянно пересматриваются, и никто не знает, у кого есть последняя версия. Электронная система документов автоматически сохранит исторические версии и устанавливает разрешения на модификацию. Предложение нашего департамента маркетинга в настоящее время было пересмотрено в версии 15, и система четко записывает, кто сделал каждую пересмотр и когда.

4. Мобильный офис нарушает ограничения пространства

С безбумажной системой мобильные телефоны также могут получить доступ к файлам в любое время. В прошлый раз мой босс попросил цитату в аэропорту, и я вошел в систему непосредственно на своем мобильном телефоне, чтобы отправить его ему, что было быстрее, чем экспресс -доставка. Я могу обрабатывать все файлы с планшетом, когда я путешествую, и я могу упаковать в половину столько же в своем чемодане.

5. безопасная резервная копия, чтобы предотвратить потери

Важные файлы автоматически резервируются в облаке после сканирования, поэтому нет необходимости беспокоиться, даже если компьютер сломается. Мы столкнулись с трагедией, где офис был затоплен, и все бумажные файлы были потеряны. Теперь электронные файлы имеют тройные резервные копии, которые намного безопаснее.

6. Зеленый офис снижает расходы

Давайте сделаем несколько расчетов: A4 стоит на бумаге A4 20 юаней за пачку, а компания использует 100 упаковок в месяц, что составляет 24 000 юаней в год. Расходные материалы для принтеров, шкафы для подачи заявок и помещения для архива - это все расходы. После выполненияБезбумажная офисная системаЭти расходы могут быть сокращены как минимум на 70%, что также является экологически чистым.

Как профессиональный производитель и поставщик, мы предоставляем высококачественные продукты. Если вы заинтересованы в наших продуктах или у вас есть какие -либо вопросы, пожалуйста, не стесняйтесьсвязаться с нами.